Horário Fácil | Ajuda Tutorial - Programa para criar grelhas horárias escolares

Construir um horário consiste muitas vezes numa combinação infinita onde a solução é muito difícil de ser encontrada, mesmo computacionalmente.
Elaborámos este tutorial com dicas para que você possa criar o seu horário sem cair nas armadilhas comuns a este procedimento.
Se você já fez o teste do Horário Fácil já sabe que o procedimento é constituido por 6 etapas fáceis de preencher.
Caso ainda não o tenha feito, inicie o teste gratuito para conhecer.
Etapa 1 - Informações básicas do Horário
Esta etapa consiste apenas em registar uma identificação para o seu horário.
Você pode registar 1 ou mais horários na sua conta do Horário Fácil. Utilize estes quatro campos para identificá-los com a sua própria didática.
Veja um exemplo:
Os campos não são obrigatórios.
De seguida, clique no botão "Próxima Etapa" na parte inferior do ecrã ou na parte superior do lado direito.
Etapa 2 - Criando a semana de funcionamento
O primeiro desafio ao criar o seu horário é criar a semana de funcionamento da sua instituição correctamente, pois esta etapa será crucial para o resto do processo. A semana deve representar exactamente os dias e horários em que a instituição funciona:
Exemplo 1: Semana que começa a primeira aula ás 7:30, sendo 6 aulas por dia, excepto sexta-feira que não possui a última aula. Aulas de 50 minutos de duração e intervalo de 20 minutos após a 3ª aula do dia.
Não saia desta etapa até a sua semana estar perfeitamente representada.
Dúvida comum: Se algumas salas possuem horários diferentes, como posso construir a minha semana?
Resposta: Se por exemplo você estiver a construir o horário do ensino médio (6 aulas por dia) e fundamental (5 aulas por dia) então você deve construir a sua semana com o período mais longo. Na etapa 4 você tem a opção de bloquear este último horário para as salas do ensino fundamental.
Apenas construa o horário desta forma caso os professores estejam compartilhados entre essas salas de horários de funcionamento diferentes. Caso contrário, construa um horário para o ensino fundamental e outro horário para o ensino médio. O custo será o mesmo pelo número total de salas.
Etapa 3 - Disciplinas
A etapa 3 é extremamente simples. Basta registar cada disciplina que será administrada neste horário e atribuir uma cor para ela. O sistema automaticamente atribui uma cor para uma nova disciplina criada. Você pode alterá-la clicando no botão Editar Cor.
Veja um exemplo
Etapa 4 - Salas e grelha horária
Nesta etapa deve-se informar quais são as salas e a grelha horária curricular de cada uma delas.
Veja as opções da Etapa 4:
Cada sala pode opcionalmente ter uma restrição de horário de funcionamento. Para isso cada sala possui uma tabela da semana que você criou na etapa 2, onde você pode habilitar / desabilitar o funcionamento da sala.
Utilize esta opção caso esteja por exemplo a criar um horário do ensino médio e fundamental com professores compartilhados entre os ensinos, onde o ensino médio tem 6 aulas por dia e o ensino fundamental tem 5 aulas por dia.
Veja um exemplo: "Sala: 1o. Ano Médio" sem restrições de funcionamento e Sala 5a. Série A que não funciona no último horário de todos os dias.
Exemplo com união de aulas: Salas "5a. Série A" e "6a. Série A" fazem Educação Física juntas.
Uma união de aula só pode ser criada entre salas que possuem a mesma disciplina e quantidade como grelha horária semanal.
Etapa 5 - Professores
Esta é a etapa mais importante e a que causa maior número de dúvidas e erros de registo. Deverá informar quais são os professores, quais são as disciplinas que eles leccionam e as suas respectivas disponibilidades.
Veja as opções da Etapa 5:
* Um horário escolar possui uma solução se existir um número mínimo de horas-professor suficiente para atender a procura registada na etapa 4 (Salas e Grelha Horária). Enquanto o botão P estiver a ser mostrado, tem-se a certeza que a solução não é possível.
Cada professor, assim como as salas, pode opcionalmente ter uma restrição de horário disponível. Cada professor possui a sua própria tabela da semana, que foi criada na etapa 2, onde é possível habilitar, desabilitar ou marcar como indesejável cada horário da disponibilidade.
Veja um exemplo: Professor José que lecciona Matemática e Física, NÃO PODE dar aulas na terça-feira, PREFERE não dar aula na quarta nos 3 últimos horários, lecciona no máximo 15 aulas durante a semana, sendo que na segunda-feira poderá leccionar no máximo 3 aulas. Não possui folgas registadas. Lecciona Matemática OBRIGATORIAMENTE na 6a. Série A e NÃO PODE leccionar Física na 6a Série A. PODERÁ leccionar Física e Matemática em qualquer outra sala que necessite. Participará da reunião semanal denominada "Planeamento de aulas".
Disponibilidades e Folgas
No horário fácil a disponibilidade do professor pode ser marcada de 2 formas e combinadas: Bloqueando os horários da semana e/ou informando as folgas móveis / fixas.
Se o professor não pode leccionar na terça-feira, você poderá marcar essa folga de 2 maneiras diferentes. Veja um exemplo:
Se o professor deve ter 1 dia de folga, mas não num dia específico, você deverá utilizar as folgas para marcar essa disponibilidade. Veja abaixo:
Denominamos de folgas móveis quando o professor deve tirar pelo menos 1 dia de folga, mas esse dia não é fixo. Utilizar folgas móveis é menos restritivo do que marcar os horários em vermelho (ND), pois o horário fácil terá maior possibilidade de maneio das aulas evitando bloqueios dos demais professores e consequentemente aumentando a probabilidade de solução. Porém com folgas móveis, o cálculo das sugestões fica muito mais complexo e pode ocorrer um caso em que o sistema não consiga dar uma boa sugestão para a melhoria do horário. Consequentemente recomandamos utilizar folgas móveis depois de ter obtido pelo menos 1 solução viável e ter analisado as sugestões do sistema.
Veja outras combinações:
ERROS COMUNS AO REGISTAR UM PROFESSOR
Veja o exemplo abaixo:
PROCEDIMENTOS NÃO RECOMENDADOS
Veja o exemplo abaixo:
Não tente duplicar o horário do professor ao fechar todas as suas disponibilidades. Apenas marque a vermelho os dias / horários em que o professor realmente não pode leccionar. Ao fazer o registo da disponibilidade como demonstrado acima, poderá fazer o horário dos demais professores prejudicados, pois o Horário Fácil irá obrigatóriamente colocar as disciplinas desse professor nesses horários deixando poucas alternativas para os demais professores.
Ao fazer um procedimento semelhante para todos os professores, fará com que a possibilidade de solução seja remota, devido as pouquissimas opções de maneio na colocação das aulas.
Ao invés disso, marque a vermelho somente os dias em que o professor realmente não pode leccionar e deixe que o Horário Fácil duplique e minimize os dias dos professores automaticamente.
Etapa 6 - Aulas Duplicadas / Configurações
Na etapa 6 você tem as opções para dar um acabamento ao seu horário e deixá-lo mais confortável para os seus professores e alunos, além de poder definir as prioridades de processamento e a possibilidade de fixar horários.
Segue a explicação da funcionalidade de cada item:
Aulas Duplicadas (Geral, por Professor, por Disciplina e Detalhado)
Você tem as opções para limitar o quanto o seu horário será duplicado. Veja as opções:
Não Especificado
Ao não especificar o tipo de aula duplicada o Horário Fácil colocará os horários sem essa restrição. As aulas poderão ficar juntas ou não, podendo ficar todas juntas ou totalmente separadas conforme necessário. Esta é a opção menos restritiva de todas.
Veja um exemplo de solução com essa opção:
Não Duplicar - O sistema tentará separar todas as aulas permitindo aulas intercaladas
Marque esta opção se no seu horário, por qualquer motivo, não é interessante ter aulas seguidas. O Horário Fácil tentará intercalar as aulas se for possível.
Veja um exemplo de solução com essa opção:
Não Duplicar - O sistema permitirá apenas 1 aula de cada matéria por dia
Ao contário da opção anterior, esta é altamente restritiva. Signifca que o Horário Fácil só permitirá 1 aula da disciplina no dia e consequentemente não duplicará.
Recomendamos esta opção APENAS em casos muito específicos e em horários pequenos.
Duplicar Obrigatório - O sistema permitirá apenas aulas duplas desta Disciplina ou Professor
Esta opção é extremamente restritiva. Signifca que o Horário Fácil não permitirá apenas 1 aula da disciplina no dia. Esta opção está disponível apenas para Duplicar por Professor e Disciplina.
Utilize esta opção com cautela, por exemplo para educação física, laboratório, etc..
2 - O sistema tentará agrupar no máximo 2 aulas (2 seguidas)
Menos restritiva que a opção anterior esta fará com que o Horário Fácil tente agrupar no máximo 2 aulas seguidas no dia.
Veja um exemplo de solução com essa opção:
3 - O sistema tentará agrupar no máximo 3 aulas (3 seguidas)
Menos restritiva que a opção anterior esta fará com que o Horário Fácil tente agrupar no máximo 3 aulas seguidas no dia.
Veja um exemplo de solução com essa opção:
4 - O sistema tentará agrupar no máximo 4 aulas (4 seguidas)
Menos restritiva que a opção anterior esta fará com que o Horário Fácil tente agrupar no máximo 4 aulas seguidas no dia.
5 - O sistema tentará agrupar no máximo 5 aulas (5 seguidas)
Menos restritiva que a opção anterior esta fará com que o Horário Fácil tente agrupar no máximo 5 aulas seguidas no dia.
Duplicar Sem Limite - O sistema tentará agrupar o máximo possível
Menos restritiva que a opção anterior esta fará com que o Horário Fácil tente agrupar o máximo possível no dia.
Fixar Horários
Esta opção é altamente restritiva caso seja utilizada. Fixar um horário pode prejudicar outros professores e até mesmo inviabilizar uma possível solução do seu horário.
Apenas utilize esta opção se você já tiver experiência na criação de horários e tiver conhecimento das consequências de fixar um horário do professor.

Para fixar um horário simplesmente clique com o mouse no horário desejado em seguida selecione a matéria a ser alocada. Caso a matéria tenha mais de 1 professor, você deverá selecionar qual professor será alocado.
Parâmetros de Processamento
Esta opção serve para instruir os nossos servidores sobre o que deve ou não ser incluído no próximo processamento. Além disso é possível determinar quais os são os itens de processamento mais importantes para o seu horário definindo uma ordem de processamento.

Por exemplo, se para um determinado horário é mais importante "Eliminar as Vagas dos Professores" do que "Duplicar o Horário", então coloque uma ORDEM MENOR para o primeiro item. O Horário Fácil funciona sempre de acordo com estes parâmetros e ao encontrar uma impossibilidade na solução de uma determinada restrição, flexibiliza automaticamente estas opções a fim de lhe dar uma pré-visualização da solução, para que você possa fazer os devidos ajustes e reprocessar.

Seguem as opções dos Parâmetros de Processamento:
Disponibilidade das salas
Realiza o processamento em concordância com a disponibilidade das salas registadas na ETAPA 4. Esta opção não pode ser desabilitada e a sua ordem não pode ser alterada.
Disponibilidade dos professores
Realiza o processamento em concordância com a disponibilidade dos professores na ETAPA 5. Entenda por disponibilidade os horários bloqueados junto com as folgas fixas ou móveis registadas. Esta opção não pode ser desabilitada e a sua ordem não pode ser alterada.
Atribuição de Turmas
Na etapa 5 você tem a opção de fixar os professores nas salas, porém você deve saber exactamente onde colocar o professor caso tenha escolhido usar este recurso, pois o Horário Fácil coloca automaticamente os professores de maneira a dar a melhor solução em termos das outras restrições em conjunto. Se deseja que o Horário Fácil escolha qual o professor que deve ser colocado nas salas em vez das suas escolhas, desmarque esta opção para fazer isso sem ter que alterar tudo que registou na etapa 5.
Professores com Prioridade na colocação de aulas
Caso exista concorrência entre professores que leccionam as mesmas disciplinas pelas mesmas salas, o Horário Fácil irá colocar primeiro os professores com maior prioridade até terminar de preencher a grelha. Configure as prioridades de colocação dos professores na etapa 5
limites diários
O Horário Fácil tentará colocar os professores respeitando os limites diários estabelecidos na ETAPA 5, a menos que você desabilite esta opção.
Limites Semanais
O Horário Fácil tentará colocar os professores respeitando os limites semanais estabelecidos na ETAPA 5, a menos que você desabilite esta opção.
Horários Fixos
O Horário Fácil tentará respeitar os horários fixos que foram designados na ETAPA 6, a menos que você desabilite esta opção.
Minimizar os dias dos professores
Se por exemplo o seu horário tem 5 aulas diárias e um dos seus professores tem uma carga horária semanal de 5 aulas, seria interessante que este professor trabalhasse num 1 dia só, mas como resolver esse problema para todos os professores, respeitando as suas disponibilidades e todas as outras restrições. Este é em geral o maior erro que encontramos nos nossos registos para a confecção dos horários. Muitos tentam minimizar os dias dos professores fechando todas as suas disponibilidades na etapa 5. Este é um procedimento extremamente não recomendado e só fará com que a probabilidade da solução seja remota. O Horário Fácil minimiza automaticamente os dias dos professores a menos que esta opção seja desabilitada. Portanto, na etapa 5, bloqueie apenas a disponbilidade dos professores nos dias / horários em que ele realmente não pode leccionar e deixe que o Horário Fácil minimize os dias de trabalho deles deixando esta opção habilitada.
Eliminar Vagas dos Professores
Este é um dos mais requisitados problemas na construção dos horários. Em muitas instituições, horários vagos para os professores são remunerados causando prejuizos para a mesma. Quando não são remunerados causam desconforto para os professores que tem o horário ocioso em seu expediente.
Por padrão, o Horário Fácil sempre eliminará as janelas dos professores a menos que você desabilite esta opção.
Aulas intercaladas
Em geral, as aulas intercaladas causam desconforto para alunos e professores. Significa por exemplo uma turma ter uma aula de matemática seguida de uma de português e de seguida matemática novamente. Por padrão o Horário Fácil tentará sempre eliminar as aulas intercaladas a menos que esta opção seja desabilitada.
Janelas no horário dos alunos
Janelas no horário dos alunos causam desconforto para os mesmos e desorganização na instituição pois imaginem o que os alunos farão no horário vago enquanto esperam pela próxima aula. Por padrão o Horário Fácil tentará sempre eliminar as vagas no horário dos alunos a menos que esta opção seja desabilitada.
Configuração de Aulas Duplicadas.
Nesta etapa 6 existem as opções para definir as configurações de aulas duplicadas por matéria, por professor, geral ou detalhada. Ao desabilitar este item dos parâmetros de processamento é o equivalente a rodar a solução do horário com todas as opções das configurações de aulas duplicadas definidas para "NÃO ESPECIFICADO".
Editor de Soluções - Criar ou editar soluções da grelha
O editor de soluções do Horário Fácil permite que você crie a sua própria solução ou edite uma solução existente que pode ter sido criada pela Equipa Horário Fácil ou pelo próprio utilizador.
Esta ferramenta foi criada com o objectivo de permitir a criação das soluções de forma semi-manual, bloqueando os erros comuns deste procedimento e permitir encontrar os possíveis problemas de disponibilidade ou encaixe de aulas dos professores nas salas.
Conheça o editor do Horário Fácil - Veja os vídeos abaixo:
Aprenda a seleccionar uma combinação Sala - Professor - (Disciplina):
A fazer a colocação dos professores nas salas:
Problemas de visualização
As páginas do Horário Fácil são melhor visualizadas com os navegadores de internet Google Chrome ou FireFox MAIS RECENTES e com uma resolução de ecrã de 1200 x 768 ou superior.
Caso esteja a utilizar uma versão antiga do internet explorer principalmente, poderão ocorrer alguns problemas de visualização como por exemplo o não aparecimento das barras de deslocamento ou uma velocidade de carregamento lenta.
Para solucionar o problema das barras de deslocamento é necessário aumentar a resolução do seu sistema para um mínimo de 1200 x 768.
Veja como proceder para mudar a resolução no windows:
Minimize todas as janelas do seu desktop e CLIQUE COM O BOTÃO DIREITO DO MOUSE ou abra o painel de controle do windows e CLIQUE EM CONFIGURAÇÕES DE VÍDEO.
De seguida, mude a resolucão para pelo menos 1200 x 768, ou superior e clique em APLICAR e OK.
Se ainda assim estiver com problemas de visualização tire um print screen do ecrã com o problema e envie por email para contato@horariofacil.com para que lhe possamos ajudar.